Dlaczego role i uprawnienia są kluczowe?
W Dolibarr możesz precyzyjnie kontrolować, kto co widzi i co może zrobić (czytanie, tworzenie, edycja, usuwanie). To ważne z perspektywy RODO i zdrowej organizacji pracy: handlowcy nie potrzebują wglądu w koszty, a księgowość nie musi edytować ofert.
Podstawy: użytkownicy, grupy, role
- Użytkownicy – konkretne konta osób pracujących w systemie.
- Grupy – zbiory użytkowników (np. Sprzedaż, Księgowość).
- Uprawnienia – nadawane grupom i/lub użytkownikom; definiują dostęp do modułów (Oferty, Faktury, Kontrakty, Projekty, Magazyn, Raporty itd.).
Praktyka: nadaj uprawnienia grupom, a nie pojedynczym osobom – łatwiej skalować i utrzymać porządek.
Przykładowe zestawy ról
1) Sprzedaż (handlowcy)
- Dostęp: Kontakty, Szanse, Oferty, Zadania, Kalendarz.
- Brak: Raporty finansowe, Koszty, pełny Magazyn.
- Uprawnienia: tworzenie ofert, konwersja oferty do faktury (opcjonalnie).
2) Księgowość
- Dostęp: Faktury, Płatności, Raporty, Eksport CSV/Excel.
- Brak: edycja ofert i szans sprzedaży.
- Uprawnienia: rejestracja płatności, korekty, eksporty.
3) Project Manager / Serwis
- Dostęp: Projekty, Zadania, Czas pracy, Kontrakty serwisowe.
- Brak: finanse globalne, wrażliwe dane klientów.
- Uprawnienia: modyfikacja zadań, planowanie, komentarze.
4) Właściciel / Admin
- Pełen dostęp, w tym do konfiguracji modułów i bezpieczeństwa.
Najlepsze praktyki
- Zasada minimalnego dostępu – dawaj tylko tyle, ile potrzebne do pracy.
- Rozdziel widoczność finansów – raporty przychodów/kosztów tylko dla uprawnionych.
- Audyt – cyklicznie sprawdzaj konta nieużywane i nadmiarowe uprawnienia.
- Logowanie zdarzeń – włącz logi (kto co zmienił i kiedy).
- Kontekst RODO – dane klientów (osób) tylko dla ról, które tego wymagają.
📖 Dokumentacja: Permissions in Dolibarr (sekcja użytkownicy i grupy).
Szybki checklist wdrożeniowy
- Utwórz grupy: Sales, Accounting, PM/Service, Owner.
- Nadaj uprawnienia modułom per grupa.
- Dodaj użytkowników do grup.
- Sprawdź widoczność finansów (Raporty, Płatności).
- Włącz logi, skonfiguruj politykę haseł i 2FA (jeśli dostępne na hostingu).
- Przegląd uprawnień co 3–6 miesięcy.
FAQ
Czy mogę ograniczyć widoczność klientów do „właściciela” rekordu?
Tak – Dolibarr pozwala zawężać widoczność rekordów do autora/opiekuna lub grupy.
Czy da się ukryć kwoty przed handlowcami?
Tak – nie dawaj im uprawnień do raportów finansowych i płatności.
Czy zmiany uprawnień działają „od razu”?
Tak – po zapisaniu konfiguracji.
Podsumowanie
Dobrze ustawione role i uprawnienia w Dolibarr to bezpieczeństwo, zgodność z RODO i większy porządek w pracy zespołu. Przy wdrożeniu pomagam w zdefiniowaniu ról pod Twoją firmę i przygotowuję checklistę dla admina.
👉 Zobacz cennik i zamów pakiet START (1 290 zł) lub prezentację 15 min – pokażę gotowe szablony ról pod sprzedaż, księgowość i projekty.